Įvadas
2013-jų pabaigoje skaitydamas Interneto puslapius užklupau įdomų straipsnį. Straipsnis parašytas anglų kalba, skaitosi lengvai ir stilius paprastas, o gvildenama tema yra kodėl projektų vadovams nesiseka valdyti projektų. Atrodo, kad ši tema skamba aktualiai, nors straipsnis parašytas gan senokai. Prabėgo keli mėnesiai ir mintis karts nuo karto sugriždavo prie perskaityto straipsnio. Taigi 2014-jų gegužės pradžioje, gavęs straipsnio autoriaus sutikimą, nusprendžiau išversti jį į lietuvių kalbą.
David A. Schmaltz, 2006 - Why Project Managers Can’t Manage Projects
Toliau seka vertimas.
Kodėl projektų vadovai negali valdyti projektų
Prieš keletą metų aš dirbau su projektu, kuris turėjo sukurti finansinio valdymo sistemą remiantis kompiuterizuotais mažyčiais pranešimais. Vienas iš inžinierių, atsakingų už sistemos įgyvendinimą, man prisipažino, kad teoriškai tai gali veikti. Tačiau pabaigė savo mintį štai taip: “Tai tarsi vežimas, kurį trauktum su vištom, galim bandyti, bet vadelių tampymas mus pribaigs.”
Baigėsi tuo, kad vadelių tamptymas užmušė pastangas.
Teoriškai, vis dėlto, idėja buvo puiki. Mes galėjom padidinti pajėgumą paprasčiausiai įkinkydami dar vieną vištą. Viso gero, universalusis kompiuteri (mainframe) !
(“Vežimas traukiamas vištų” - Ritos iliustracija)
Sugrįškim į dabartį. Šiuolaikinių serverių fermos išvystė “vadelių tampymą” iki tokio sudėtingumo, kad mūsų puikios idėjos projektui, tai matant, beliktų tik “drebėti”. Šiuolaikiniai serveriai sukūrė tokius protokolus, kokių savo laiku mes net neįsivaizdavom. Jie turi tokią techninę įrangą apie kurią mes galėjom tik pasvajoti. Paprasčiausiai tariant, sistema kažkokiu budu tiesiog veikia. Net jei tam tikras procentas kompiuterinių irengimų tam tikru metu yra sugedę, visa sistema tęsia savo darbą nepaliaujamam signalų sraute.
Nuostabu !
Remdamasis ta pradine patirtim aš priėjau išvadą kad projektai yra nevaldomi. Dominuoja visada vištos. Tokiu būdu, atmečiau tradicinę techniką, kuri paprastai naudojama projektų valdymui. Ji ne tik neveikia, bet greičiausiai net ir negali veikti.
Mano įžvalgumas turėjo mažai įtakos šiandieninei klestinčiai pramonei, užkūrusiai projektų pseudo kontrolės mechanizmus. Efektas toks pats, kaip mažinant placebo prekybą.
Ir vis dėlto mes matom tvirtus įrodymus, kad projektų vadovai negali valdyti projektų. Tai aišku pažvelgus į bet kurio laikraščio pirmajį puslapį. Kompanijos toliau samdo projektų vadovus ir projektų vadovai priversti nuvilti savo darbdavius taip reguliariai, kad nusivylimas tampa natūraliai laukiamas. Projektų vadovai ir jų darbdaviai atrodo atlieka tą patį darbą, tačiau rezultatų tikisi visai kitokių, net jei vadelių tampymas juos veda iš proto.
Atsakymą į klausimą “kodėl projektų vadovai negali valdyti projektų” mums gali duoti nelabai garsus Ashby “Sąlygų Įvairovės” dėsnis. Ross Ashby, mokslininkas, kuris dirbo mažai iki šiol tyrinėtoje kontrolės teorijų srityje, priėjo išvadą kad kontrolė priklauso nuo to ar kontrolierius turi tiek pat “įvairovės” kiek sistema, kurią jis bando kontroliuoti. Čia “įvairovė” yra viena iš tų mokslinių sąvokų su labai tikslia reikšme, bet supaprastinkim painius apibrėžimus pasakydami kad kontrolieriui reikia pakankamai rankų kad išlaikytų visas vadeles.
Visos sudėtingos sistemos turi daugiau vadelių nei kontrolieriai rankų joms laikyti. Visi žinome kaip baigiasi bandymai suburti kates į vieną vietą, arba kontroliuoti paauglius. Sprendžiant šį klausimą mūsų kartos patirtis išvystė tris strategijas.
Pirmoji iš jų supaprastina sistemą - leidžiam turėti vadelių tik tiek, kiek turim rankų. Šiuo atveju daug vištų gali likti nekontroliuojamos, arba likti kontroliuojamų vištų tiek mažai, kad jos nebesugebės patraukti vežimo. Kita vertus, gali prireikti tiek žmonių laikyti vadelėms, kad vištos negalės jo pajudinti, arba išvers vežimą ir nebeliks kam laikyti vadelių. Jei vežimas traukiamas vištų yra gana sunkus ir stringa, ši strategija nebus geriausia išeitis.
Antroji strategija remiasi tuo, kad vištos bus treniruojamos ir niekam nebereikės tampyti vadelių. Treniravimui vištos pasiduoda palyginus lengvai ir ši strategija, bent iš pirmo žvilgsnio neatrodo visiškai absurdiška, bent jau tol, kol neišdygsta sponsorius šnipinėdamas aplink ir bandydamas suprasti kodėl vežimas dar nejuda. Ši strategija pastangas keičia iš vežimo traukimo į treniravimą.
Trečioji strategija priverčia susitaikyti su tuo, kad situacija yra nevaldoma. Ši strategija visiškai neatrodo kaip vadovavimas ir remiantis mano patirtim, yra mažiausiai priimtina iš visų trijų.
Ir vis dėlto, tai vienintelė iš šių strategijų kuri yra veiksminga.
(Charles L. nuotrauka iš stocksnap.io)
Kas kontroliuoja kontrolierių ?
Mes pradėjome Tą sistemos kūrimo projektą kaip eilinį sistemų kūrimo projektą, tuo tarpu kai iš tikrųjų tai buvo dvi sistemos, kurios kūrė viena kitą. Dažniausiai vadovavo vištos, nes mes buvom giliai įsitikinę, kad vadovaujam mes. Mes sudarydavom kokį nors “grand” planą ir uoliai jį vykdydavom, nustebdami, kai likimo fėjos mums atimdavo sėkmę. Ir atrodė, kad mus lydi paprasčiausia nesėkmė, o ne žinių trūkumas. Mes planavom, sekėm ir kontroliavom, kaskart atrasdami mūsų pastangas nekontroliuojamas vėl ir vėl.
Mūsų strategija kiekvieno etapo įvykdymui buvo kurti dar daugiau to pačio neveiksmingo niekalo. Galiausiai vištos dominavo ir projektas buvo nutrauktas.
Vėliau apsvarstęs, manau, kad mes galėjome tą projektą sėkmingai įgyvendinti, jei būtume sugebėję labiau prisitaikyti. Jei būtume susitaikę su tuo, jog vištos visada generuodavo daugiau įvairovės nei mes ir tokiu būdu mus dominuodavo, mes būtume turėję galimybę išmokti iš jų kaip pasiekti sėkmę kitaip nei vien mūsų pačių sąlygomis. Bet taip elgtis atrodė nesąmonė. Galų gale, juk aš buvau projekto vadovas. Tai mano darbuotojai ir aš turėjome būti atsakingi už projekto kontrolę.
Is vis dėlto, mums tai nepavyko.
Jeigu mes būtume suvokę mūsų esminį nesugebėjimą, galbūt mus būtų lydėjusi sėkmė. Bet mes nedrįsome apie tai kalbėti. Karta iš kartos projektų vadovai buvo ugdomi ir įpareigojami tam, kad jie valdytų projektus, o ne projektai juos.
Kontrolė turi tam tikrą uždarą ratą. Tai perdavimas ir priėmimas. Net ir toks ganėtinai paprastas kontrolierius, kaip termostatas yra priklausomas nuo jo valdymo pulto. Mano namuose yra keletas žmonių su skirtingomis idėjomis kaip kontroliuoti termostatą. Eidamas miegoti aš mėgstu tą kvailą daiktą išjungti, o mano žmona priešingai, jį palieka įjungtą. Vienas iš mūsų nuolat didins ar mažins temperatūrą, įsitikinęs kad gali apgauti antrąjį termodinamikos dėsnį, bandydamas paskubinti namo šilimo ar aušimo procesą. Mūsų noras kontroliuoti kontrolierių komplikuoja pastarojo darbą. Jei niekas termostatui netrukdytų pačiam analizuoti temperatūros svyravimus, jis puikiai susitvarkytų su savo darbu remdamasis antruoju termodinamikos dėsniu. Jis klauso ir reaguoja.
Termostatas nežino, kad mažoji anūkėlė vėl paliko namo antrąsias duris praviras. Arba kad man patinka vėsesnis oras, nei mano žmonai. Kai tikslas aiškus ir rezultatų analizuoti niekas netrudo, termostatas su savo darbu susitvarko. Tačiau jei pridėsime visą mus supančią įvairovę, į kurią šis prietaisas atsižvelgti nesugeba, tai savo tiesioginės paskirties jis atlikti nebegalės.
Ar tai panašu į jau girdėtą istoriją ?
(Nuotrauka iš DeviantArt - Tamara Rouwendal)
Projektai kaip pokalbiai
Vištos visada dominuoja, nes jos gali generuoti daugiau įvairovės, nei bet kuris vienas kontrolierius. Vištos negali būti ištreniruotos veikti nepriklausomai nuo kontrolieriaus be kažkokio nerealiai tiksliai numatyto pasiruošimo ir išankstinės choreografijos. Pokalbiai, štai kur mes galime rasti atomazgą šiai amžinai dilemai, o taip pat ir prisipažinti, kad tiek vištos tiek ir vargšas mulkis laikantis vadeles turi pasakyti kai ką svarbaus apie tą vežimą.
Kai kalba eina apie sudėtingų sistemų valdymą, daugiausia ką galima pasakyti yra tai, kad niekas nežino, bet visi gali išmokti. O ar kas nors išmoks ar ne, panašu, jog priklauso nuo to ar jis pradžioje prisipažins pats sau, kad jis dar nežino. Kontrolė atsiranda ne pas vairininką ar vištas. Kontrolė, jei ji atsiras, ji atsiras sistemos ir jos taip vadinamo kontrolieriaus erdvėje. Ji atsiras santykyje. Įžvalgos ir pripažinimo akimirksniuose.
Maitinkite šią erdvę pokalbiu arba marinkite ją badu su visa tai ko negalite pasakyti. Sudėtingų sistemų kontrolė atrodo tokia skirtinga, lyginant su paprastom sistemom, kad tie, kurie turi tik paprastų kontrolės metodų patirtį (planavimas, stebėjimas, ir pan.), jie mato per savo atskaitos tašką. Ir mes visi esame per daug gerai apmokyti paprastiems kontrolės metodams. Esame taip gerai apmokyti, kad instinktyviai nutolkstam nuo mūsų tikrųjų atskaitos taškų ir pažymim juos kaip per daug chaotiškus.
Projektai yra pokalbiai. Tai nėra surežisuota vaidyba. Jų paskirtis keičiasi priklausomai nuo prasmės, kurią mes sukuriame pokalbio metu ir nuo reikšmės dėl kurios mes sutariame. Kai mes galime sakyti savo tiesą, neprimesdami jos kitiems, ir tuo pat metu girdėti kitų tiesą, neprievartaudami jos, kad ši atitiktų mūsų, tada mes turime tikrą pokalbį. O tikro pokalbio ir kontrolės nebus tol, kol tuo ką girdime neleisime įtakoti sau ir keistis. Paklauskite termostato.
Priežastis kodėl projektų vadovai negali valdyti projektų yra ta, kad projektai yra nevaldomi. Projektų vadovo atsakomybės, tos kurios išvardintos raštu, apibūdina butaforinę misiją. Realiai nepasiekiamą.
Maža saujelė tų, kuriems pavyksta, sprendžia šią amžinąją dilemą ją pilnai pripažindami. Jie sutinka su tuo, kad nors projektas ir yra nevaldomas, jis turi galimybę kontroliuotis pats. Ne valdymo komandos ar pseudo kontrolės pagalba, bet per tikrus pokalbius. Aš tikiu, kad didžioji dauguma projektų gali išmokti kaip patys save valdyti, ir kad kiekviena dalelė ir kiekvienas pagalbininkas turi savo žodį pokalbyje. Ir netgi, ypatingai, vištos.
Projektų vadovai, kurie neturi gerų rezultatų, neprisipažįsta, kad projektai yra nevaldomi. Šis prisipažinimas galėtų juos išmesti iš vairuotojo kėdės ir tuo pačiu atverti galimybę stebinantiems ir žaviems rezultatams. Na, o alternatyva, atrodo, lieka tas vištų traukiamas vežimas, kuris amžinai bando, bet kuriam vis nepavyksta atvykti laiku, su tuo pačiu biudžetu ir tomis pačiomis specifikacijomis.
Viskas per tas prakeiktas vištas !
